Come si rendiconta un contributo arrivato da un Ente Pubblico?
La rendicontazione di un contributo ricevuto da un Ente Pubblico consiste nel dimostrare in modo trasparente come sono state utilizzate le risorse rispetto alle attività previste dal progetto finanziato. Occorre raccogliere e conservare tutti i giustificativi di spesa, come fatture, ricevute fiscali, compensi a collaboratori, contratti di incarico e, se previsto, buste paga del personale. Tutti i documenti devono essere intestati al soggetto beneficiario del contributo.
Alle spese deve essere sempre associata la prova del pagamento, che deve essere tracciabile (ad esempio bonifico bancario, assegno non trasferibile o pagamento elettronico). Generalmente i pagamenti in contanti non sono ammessi.
Successivamente si redige un rendiconto economico riepilogativo, in cui vengono indicate le voci di spesa previste nel progetto, gli importi effettivamente sostenuti e il riferimento ai relativi documenti contabili.
Accanto al rendiconto economico è spesso richiesta anche una relazione sulle attività svolte, che descriva le azioni realizzate, i risultati ottenuti, il numero dei beneficiari coinvolti ed eventuali variazioni rispetto al progetto iniziale.
Tutta la documentazione – rendiconto economico, relazione finale, copie dei giustificativi e prove di pagamento – deve essere inviata all’ente finanziatore entro i termini stabiliti dal bando o dalla convenzione. L’ente può effettuare verifiche documentali, richiedere integrazioni o svolgere controlli a campione. Qualora alcune spese non risultino ammissibili o non correttamente documentate, il contributo può essere ridotto.