Adempimenti successivi all'organizzazione di un evento di raccolta fondi

Dopo l’organizzazione di un evento di raccolta fondi, è necessario adempiere a una serie di obblighi amministrativi, contabili e di trasparenza, soprattutto se l’ente appartiene al Terzo Settore secondo quanto previsto dal Codice del Terzo Settore.

Gli enti del Terzo settore devono riportare gli importi ottenuti e le spese sostenute con le attività di raccolta fondi occasionali svolte nel corso dell’anno nel bilancio di esercizio.

Inoltre per ciascuno degli eventi di raccolta fondi occasionale realizzato, deve essere redatto un rendiconto delle entrate e delle spese e una relazione illustrativa, utilizzando lo schema allegato alle Linee guida ministeriali per la raccolta fondi degli enti del terzo settore, redatte ai sensi dell’articolo 7 del  decreto legislativo 3 luglio 2017, n.117.

I fondi raccolti dovranno essere destinati per la maggior parte a finanziare il progetto per cui è stato realizzato l’evento o comunque a sostegno delle attività di interesse generale previste nello statuto. 
Devono essere indicate in modo chiaro le entrate derivanti dall’evento (donazioni, offerte, vendita di beni simbolici, sponsorizzazioni) e le spese sostenute per l’organizzazione (affitto spazi, comunicazione, materiali, ecc.).
Il rendiconto deve dimostrare la destinazione delle risorse raccolte e la coerenza con le finalità dell’ente.
Al rendiconto deve essere allegata una relazione che descriva l’evento, indicando le finalità della raccolta fondi; le modalità con cui è stata svolta; i risultati ottenuti e l’utilizzo previsto delle somme raccolte fornendo dettagli rispetto alle macro voci del rendiconto.
Trattandosi di iniziative strumentali rispetto alla realizzazione delle attività statutarie, le spese per l’organizzazione di ogni evento non possono essere superiori o prossime ai ricavi della raccolta, salvo imprevisti che abbiano compromesso la buona riuscita dell’iniziativa (specificandone i motivi nella relazione illustrativa).
Devono essere inoltre conservati le ricevute delle spese sostenute, i documenti relativi alle donazioni, gli eventuali contratti con fornitori o sponsor.
Questo è necessario in caso di controlli o verifiche.

E' buona pratica comunicare ai donatori e alla comunità quanto è stato raccolto e a quale progetto o attività vengono destinati i fondi.

Il rendiconto di ciascuno degli eventi di raccolta fondi occasionale svolto dagli enti del Terzo settore deve essere depositato nel RUNTS, insieme al bilancio consuntivo del medesimo anno, ogni anno entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio: per gli enti che chiudono l’esercizio al 31 dicembre, il termine per il deposito è il 30 giugno. Il mancato o incompleto deposito del bilancio e del rendiconto di ciascun evento comporta una diffida ad adempiere da parte dell’Ufficio RUNTS e, ove non si ottemperi, la possibile cancellazione dal Registro.