Ogni ente, sia esso pubblico o privato, produce nel corso della sua esistenza una variegata quantità di documenti. E' forse in questa origine del tutto spontanea che risiede l'aspetto più interessante, e allo stesso tempo problematico, dell'archivio. Nell'ambito dell'ordinaria attività amministrativa è facilmente compresa la sua importanza “storica”, meno intuitivo appare il concetto dell'importanza rivestita anche dall'archivio corrente.

L'operazione di riordino dell'archivio di deposito - che il Cesvot ha avviato a circa dieci anni dalla sua nascita – è stata vissuta dalla struttura operativa come un'attività quasi esclusivamente confinata al mondo degli archivisti e, pertanto, svincolata dalla quotidiana gestione amministrativa del lavoro.

In realtà la decisione di riordinare la documentazione fin lì prodotta nasceva anche da esigenze strettamente pratiche. Come spiega Monica Casotti, addetta alla Segreteria Generale, si era ormai prodotta una quantità notevole di documenti (si consideri che il Cesvot ha una media annua di oltre 10mila protocolli) per cui si avvertiva sempre più il problema della rintracciabilità degli stessi.

D'altra parte secondo Silvia Bruni, consulente del Cesvot per la Documentazione, la mancanza di un corretto sistema di archiviazione emerse anche dai risultati del riordino: da un lato si rilevò una suddivisione degli incartamenti tutto sommato valida dal punto di vista archivistico, perché ogni ufficio aveva l'abitudine di conservare i documenti di proprio interesse in base alle attività; dall'altro si evidenziò una presenza smisurata di fotocopie, dovuta proprio all'assenza di un sistema di gestione documentale condiviso da tutta la struttura operativa.

E' dunque a partire dal rilevamento di necessità contingenti e concrete da parte degli operatori che il Cesvot ha avviato una riflessione sulle procedure di gestione dei documenti.
Una riflessione che ha portato all'acquisizione di una diversa “maturità archivistica” da parte della struttura amministrativa e all'adozione, nell'aprile 2010, di un nuovo sistema informatico per la gestione dell'archivio corrente (registrazione e classificazione dei documenti).

Chiara Birindelli, anche lei addetta alla Segreteria Generale, afferma che, dopo una naturale fase di “assestamento”, il bilancio può dirsi più che positivo sotto l'aspetto dell'attività lavorativa quotidiana. Applicare delle regole condivise per una corretta gestione dei documenti ha dato la possibilità di riuscire a controllare in maniera più funzionale il flusso degli stessi e ha contribuito a dare maggiore coerenza anche nella gestione amministrativa delle diverse attività che il Cesvot svolge.

La gestione dell'archivio necessita di un impegno costante, ma bisogna sempre tener presente che tale impegno è ricompensato dalla corretta conservazione della propria memoria storica. L'archivio è l'espressione di ciò che un ente è (o è stato), è la rappresentazione della propria identità.

Daniela Tringali, Settore Gestione Risorse e Monitoraggio.