Deposito legale

Dal 2004 è in vigore la legge n. 106 ("Norme relative al deposito legale dei documenti di interesse culturale destinati all'uso pubblico"), che ha lo scopo di realizzare raccolte nazionali e regionali delle pubblicazioni edite sul territorio. La legge prevede che vengano obbligatoriamente consegnate agli istituti dell'Archivio nazionale e dell'Archivio regionale della produzione editoriale copie dei documenti (libro, giornale, opuscolo, manifesto ecc.) prodotti per la diffusione al pubblico.
Sono tenuti a rispettare la legge tutti gli editori - ma anche gli enti non profit - che realizzano, anche sporadicamente, pubblicazioni a stampa e altri tipi di documenti.

Per questo motivo le associazioni di volontariato devono inviare alle biblioteche indicate nella legge le proprie pubblicazioni, in modo da contribuire con la loro produzione editoriale alla raccolta e conservazione della memoria collettiva italiana.

Per le associazioni di volontariato rispettare la legge sul deposito legale significa far conoscere quello che hanno fatto nel presente, lasciandone traccia per il futuro.

Per supportare le associazioni nell'adempimento di questa legge, la Regione Toscana collabora con il Cesvot, che svolgerà un servizio di consulenza ed assistenza.

Cosa si deve depositare:
tutte la documentazione (anche su cd-rom, dvd e vhs) prodotta dalle associazioni per uso pubblico:
• libri,
• opuscoli,
• pubblicazioni periodiche (giornali, riviste, newsletter ecc.),
• manifesti,
• grafica d'arte,
• fotografie,
• documenti sonori, video e film.

Cosa è escluso dal deposito legale:
la documentazione prodotta dalle associazioni per uso interno:
• fotocopie,
• dattiloscritti o stampati prodotti da computer per uso personale o interno all'associazione,
• materiale didattico ad uso interno per corsi di formazione,
• relazioni e rapporti non destinati alla pubblicazione per la diffusione in pubblico,
• singoli interventi e relazioni a convegni,
• singoli articoli pubblicati in giornali, riviste e newsletter,
• circolari, regolamenti, bilanci, documentazione contabile e documentazione destinata all'archivio dell'associazione.

Dove depositare:
la legge prevede il deposito in biblioteche pubbliche, sia a livello nazionale che regionale, e in alcuni istituti con particolari competenze specialistiche (per certe tipologie di materiali). Per questo motivo le associazioni di volontariato dovranno spedire le pubblicazioni prodotte secondo le indicazioni del documento "Istituti depositari e documenti di competenza dell'Archivio nazionale e dell'Archivio regionale della produzione editoriale".
Per spedire il materiale stampato con continuità (ad es. riviste e bollettini, manifesti, opuscoli, ecc.) può essere utile richiedere la disponibilità dello stampatore all'invio presso le biblioteche di deposito.

Le consegne devono essere effettuate utilizzando la modulistica appositamente predisposta
- per la consegna all'Archivio Nazionale 
- per la consegna all'Archivio della produzione editoriale regionale della Toscana

Servizio di assistenza del Cesvot
Per avere chiarimenti e indicazioni, le associazioni possono rivolgersi alle Delegazioni Cesvot o direttamente all'Area Documentazione, presso la sede regionale (tel. 055 271731).

Regolamento sul deposito legale